貸し会議室を下見する際のポイント

<貸し会議室を下見する際のポイント>

セミナーや会議で貸し会議室を利用する際に、初めて使用する会場の場合はできる限り会場の下見をすることをお薦めします。その際のチェックポイントを案内いたします。

<会場の立地、アクセスについて>

貸し会議室のホームページやパンフレットに○○駅より徒歩○分という記載がだいたいの場合で案内されていますが、実際に足を運んでみて会場のアクセスについて確認しておくことが望ましいかと思います。
駅の最寄りの出口から数分という場合でも駅構内での移動距離・時間がかなりかかる場合や、迷いやすいケースは実例としてよくあります。

また、ビル外観、ビル内に催しの掲示としてどのように案内を出すことができるかによってスムーズさが大きく変わります。特に、大人数が集まるセミナーや検定試験の場合、スタッフがビル周辺に立って案内をすることが出来るか否か、貸し会議室のビル外壁や路上に案内を掲示できるか否かなど、案内方法についての確認もしておくと良いでしょう。

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ビル・施設についての確認事項としては、スタッフが常駐している会議室か否か、エレベーターの有無、エレベーターの数、荷物の搬入経路、利用できるお手洗いの数、喫煙スペースの有無、食事するスペースの有無など細かなチェック項目が数多くあります。

 

<会議室内について>

会議室内のチェック項目としては、受付は設置可能か否か、可能な場合どこに設置できるか、大人数の催しの場合動線の確認、レイアウトは施設側にお願いできるか否か、必要な備品の貸出はあるか、スクリーンやホワイトボードなどのサイズの確認、PCやプロジェクターなど電子機器が正常に使用可能か否かの確認、インターネットの接続状況の確認、など多くの確認項目があるかと思います。見学の案内を行っていると、チェック項目の漏れを防ぐために、チェックリストを持ってこられる方がいらっしゃいます。そうした工夫で、効率よく必要事項を確認すれば、万全の状態でセミナー、会議当日を迎えられると思います。また、見学時に会場内や施設内の写真を撮って、見学に来られないスタッフの方とイメージを共有するなども重要なことかと思います。また、チェックリストについては、あらかじめFAXやメールなどで会議室の運営者に問い合わせを行っておくと、見学時間を短縮できるほか、確認事項が明確になるため、よりイメージもつかみやすいのではないかと思います。
名古屋で運営しておりますI.M.Y貸し会議室においても、見学、打ち合わせの対応を行っております。事前にご希望の見学時間をお知らせいただいた上で、案内の可否をお伝えいたしますので一度電話にてお問い合わせくださいますようお願い致します。注意点と致しましては、見学の予約をいただいた場合でもご希望の日時に別団体様より会議室の御予約があった場合にはご利用が優先となります。極力、御予約予定の入っていない同規模の会場から案内を行うなどの対処は致しますが、そのように調整が出来なかった場合については弊社より見学日時の再調整の連絡を致します。

このコンテンツは株式会社アイエムワイが書いています。

2016年 10月 29日 3:41 pm