便利な会議室の使い方 ~控室編~

<控室について>

貸し会議室でセミナーや試験を開催する場合、本会場とは別に控室として小さな部屋を利用いただくケースが多々あります。セミナーで配布する資料や荷物を置くスペース、講師やスタッフの方が昼食を取るためのスペース、試験の場合は試験本部として、会を開催する上でなくてはならないスペースであるといえます。
今回は、控室をテーマとして、貸し会議室の有効な利用法をお伝えいたします。

 

<控室の選び方>

控室を選ぶ大前提となるポイントは、収容人数(あるいは面積)と本会場からの距離、動線です。
昼食スペースや試験本部として控室を利用する場合は当然、必要な人数が着席するためのスペースを確保する必要がありますし、荷物を置く場合には置いておくためのスペースが必要です。ただし、広すぎる会場を確保するとその分料金が高くなるのが一般的ですので、必要なスペースをあらかじめ想定しておくことも重要です。
動線に関しては、控室というのはあくまでも本会場とセットでの利用ですので、本会場から近い部屋、可能であれば同フロアがベターかと思います。フロアが分かれる場合でも、できるだけ階の近い会場、そしてエレベーターから近い会場が控室に向いているといえます。

貸し会議室によっては、100名規模や150名規模の会議室にはあらかじめ控室が付随している場合もあります。会議室に付随している控室は安く借りられたり、場合によってはサービスで利用できたりする場合もあります。また、動線的にも便利な位置にあることが多いです。

 

<シーン別での重要ポイント>

・試験の本部として

試験本部として利用をする場合は、さらにその機密性も重要です。
最近は、カードのキーも増えてきておりますが、鍵を借りて自由に鍵の開け閉めができるか否かという点が重要かと思います。また、試験会場に注意しつつ本部としての打ち合わせやミーティングも必要ですので、試験会場に近く防音性の高い会議室が望ましいです。

・採用試験の面接会場として

採用試験として、1室で筆記試験、もう一室で面接会場として利用されるようなケースでは当然双方の会場の移動距離や移動のしやすさを重視します。また、前の面接が終了していない場合に少しの間廊下で受験者の方が待つケースもあります。そういった場合に、廊下などで待つスペースがあるか、イスを廊下に出しても問題ないか否かをあらかじめチェックしておくとよいでしょう。

・セミナーの講師控室として

セミナーを主催し、講師の方が昼食をとったり準備をしたりする際に控室を利用する場合は、移動のしやすさに加えて会場の居心地の良さが重要かと思います。講師の先生もお客様の一人です。冷暖房が完備されており、すわり心地の良いイスでゆったりと休める環境を確保しましょう。

 

<imy貸し会議室では>

imy貸し会議室は名古屋で貸し会議室を運営しております。大小14の会場があり、そのうち、小さな規模の会議室として、面談などにも利用されるソファーいすの5階小応接室、ひじつきのイスで広くゆったり利用いただける5階応接室、定員18名~21名様の小会議室が計4会場と合計6会場ございます。
6会場あります。またそれらの小さな会場は4階から9階までさまざまなフロアに分散しておりますので、控室の確保はもちろんのこと、本会場と同じフロア、あるいは近いフロアで会場を押さえやすいです。また、8階大会議室(定員141名様)、5階第3会議室(定員111名様)、3階会議室(定員66名様)の3会場については控室がサービスで付随しております。

各会場、冷暖房完備されており、一部の会場を除き鍵の貸出も対応可能です。面接試験の待合については、会場によるところもありますし、当日の他の会場の状況にもよりますので、ご利用前に打ち合わせをさせていただいた上でよりよい形を提案いたします。

本会場の段取りやレイアウトのことでどうしても頭がいっぱいになりがちですが、控室にまで気を配り、イベント、試験の完成度をより高めていきましょう。そのための設備としては十分に整えております。

2016年 1月 29日 4:06 pm
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