貸し会議室の利用法 ~昼食編~

<会議室内の飲食について>

午前から午後にまたがるセミナーや研修を貸し会議室で実施する場合、参加者や講師の方の昼食、そして食事をとるためのスペースが必要になります。主催者側で昼食を手配する場合、会議室内での飲食の可否やお弁当の手配の可否、持込の可否など確認が必要となるのはもちろんですが、手配されない場合でも貸し会議室の近隣の飲食店の状況や飲食スペースの確認などを確認しておけば当日のトラブルが避けられます。今回は、昼食を中心とした貸し会議室利用の際の飲食に関するポイントについて紹介したいと思います。

<仕出し弁当を手配する場合>

お弁当を主催者側で手配する場合、一般的なのは仕出し弁当を注文することです。会議室内で食事を取ることができるので、参加者にとっても負担が少なく、時間のロスも少ないため効率的です。お弁当を注文するには、貸し会議室の運営業者に手配を依頼するか、主催者自身で注文するかのいずれかになります。それぞれのメリットデメリットは以下のとおりです。
・貸し会議室運営業者に注文を依頼する場合
<メリット>
1、お弁当の受け取りや回収、料金の支払いなども含めて貸し会議室側で行われることが多いので、より効率的に会議、セミナーを実施することができます。
2、お弁当の料金を会議室料金と合わせて支払いができるので請求書を一本化することができます。
3、お弁当業者を探す手間を省けます。
<デメリット>
1、 貸し会議室指定の業者からの手配となるケースがあり、希望通りのメニューや価格帯のお弁当が手配できないケースがあります。

貸し会議室ごとに利用規定や条件が異なりますので、あくまで一般的な話としてではありますが、大体以上のようなメリットがあります。ご自身で手配をされる場合に関しては、メリット、デメリットがその裏返しとなります。メニューにこだわりたい場合、関連業者や付き合いのある業者から手配をしたい場合など手配を以来できない場合もありますが、その際の注意点として、貸し会議室によっては指定業者以外からの手配については不可となっているケースもあります。あらかじめ、ご自身での手配の対応可否の確認をしておくとよいと思います。また、お弁当の空容器やごみ等の回収についても、業者様に対しての回収の可否、処分方法など事前に確認が必要です。

<その他 昼食に関する注意点>

他に、以下の点に注意、確認をしておくと間違いないと思います。

1、 会議室内での飲食の可否
貸し会議室内での飲食を禁止している貸し会議室もあります。特に持ち込みや主催者側でのお弁当手配の際は、禁止とされる可能性があります。また、飲食可の会議室でもたいていの場合お酒などアルコール飲料は不可のケースが多いです。
2、 空き容器やごみの回収方法
お弁当の手配を貸し会議室に依頼する場合は回収についてもお任せできるケースが多いですが、回収方法については事前に確認しましょう。
3、 お茶の有無について
お茶付のお弁当とそうでないお弁当があります。お茶付のお弁当を希望する場合はお茶付か否かを確認し、ついていない場合はお茶もあわせて注文をするようにしましょう。可能であれば、その際に、常温、コールド、ホットのどの状態がよいかの希望も伝えましょう。
4、お弁当のイメージの確認
ウェブ上やチラシなどでメニューを確認できる場合もあります。貸し会議室側に問い合わせしてみてください。

<IMY貸し会議室では>

ちなみに、名古屋で運営しておりますアイエムワイ貸し会議室においても、お弁当の注文の手配を承っております。上に記載したようなメリットがあるほか、ご希望の予算に応じてお届けできるお弁当を手配いたしますので、一度ご希望をお伝えください。ボリュームや内容、メニューなど重要視されるポイントはさまざまですので、幅広くご希望に添えるようまた、お弁当の持込やご自身での手配についても、許可しております。その際は、ゴミの持ち帰りをお願いしております。
また、アルコール飲料の飲酒はお断りしております。(試飲セミナーなどセミナーの都合上アルコール飲料の持込を希望される場合は、一度詳細をお伝えの上ご相談ください。)

お弁当を手配されない場合でも、オフィス街ですので飲食店が多くございます。
ビル内に近隣のランチマップを用意しておりますので、お弁当を手配されていない場合でも安心してご来館いただけるかと思います。

2015年 12月 24日 5:12 pm
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This post was written by imy