貸し会議室での当日トラブル事例その1

<貸し会議室で当日困ったこと~事例~>

貸し会議室でセミナーや会議を実施する際、事前に用意周到にして当日を迎えたいものですが、機器のトラブルや忘れ物をしてしまった場合など当日あわててしまうケースも無いとはいえません。会議室を使用する上で、どのようなことで困ってしまったケースが多いか、今回は大まかに二つの事例を案内したいと思います。

・機器のトラブル
機器のトラブルで最も多いのは、プロジェクターです。
貸し会議室のプロジェクターをレンタルする場合でも、プロジェクターを持ち込む場合でも、当日機器の調子が悪い、PCやケーブルとの規格が合わない、相性のせいかなぜか映像が投影されない、操作方法がわからず画面の設定方法がわからない、などの理由で映像が投影できないケースがあります。
他に、マイクの混線でよそのイベントのマイクの声を拾ってしまった、PCとスピーカーを接続して音声を出力しようとしたがうまく音が出ないなどのケースも稀にあります。

・荷物の配送のトラブル
当日の午前中に到着するように手配していた荷物が到着しておらず、会議の資料がないまま会議を始めなければならない、展示する予定の商品がない状態でセミナー、展示会を開催せざるを得ないというケースです。

<原因と対応>

・機器のトラブルの場合
スタッフや担当する方の中にある程度機械に詳しい方がいれば、プロジェクターについては簡単な操作で対応可能なケースが多いです。しかしながら、機械の設定に自信がない場合、ただでさえ会議、セミナー前の貴重な時間を慣れない作業をして時間を取られてしまい、受付や会議の進行がおろそかになってしまっては折角貸し会議意室という外部会場をレンタルした意味も薄れてしまいます。また、マイクの混線などについては、貸し会議室側でチャンネルの再設定をし、混戦しないチャンネルに合わせる必要があります。貸し会議室にスタッフが常駐している会議室であれば、こういったトラブルに迅速な対応が可能です。

・荷物の配送のトラブル
運送会社と荷物の集荷番号がわかれば、荷物がどのような状態にあるのかの追跡もしやすいです。指定時間までに届かないのは問題ではありますが、荷物が現在どういう状態にあり、いつまでに届くのかを確認できれば、その後の対応も変わってくるかと思います。
もし送付の荷物が資料などであれば、重要な部分だけでもコピーをして配布をする、プロジェクターなどの機器類であれば会議室に当日追加でレンタルできないか確認をしてみましょう。また、そういったトラブルを避けるためには、前日に貸し会議室に荷物の到着確認を行うことで確実に回避できます。

<I.M.Y貸し会議室の場合>

名古屋で貸し会議室を営業しておりますI.M.Y貸し会議室では、以上のようなトラブルの際は以下のように対応しております。

・機器のトラブルについて
まず、スタッフが常駐しておりますので、機械の設定についてはもちろんしっかりサポートいたします。機械同士の設定ですので、当日プロジェクターの映像が映らなかったり、音声が出力できなったりする場合の原因は様々ですが、設定方法など確認を行います。稀に、持込いただいた機器が故障してしまっていたり、ケーブルに問題があったりするケースなどもございます。(前日のチェックで正常に使用できたのに当日だめだったというパターンも何度かありました)。そうした場合には、弊社の貸出備品の機器やPCをつないで状態の確認を行うなどの対応を行っております。
また、ビル内についてはマイクの周波数が重ならないようにチェックをしていますが、ごく稀に近隣のイベントなどと周波数が重なるケースがあります。そういう場合には、直ちに空いている周波数に切り替えます。

・荷物配送のトラブル
当日着、前日着の荷物が届いていない場合は、運送会社に確認をし、荷物の状況の確認を行った上でできるだけ早く届けてもらえるように処置を行いますが、基本的には当日に慌てたくないものです。2、3日前に届くように送付いただいてお預かりすることも可能ですし、また、電話にて荷物の到着確認も承っております。前日に別会場で荷物を使用しなければならない、など事前に荷物を手配できない場合もあるかと思いますので、状況次第ではありますが、当日の午前中に荷物を送付される場合などは、あらかじめ事前にお伝えいただければこちらでも到着を気にしたり前もって確認を行ったりすることもできます。

当日のトラブルは無いのが一番ですが、もしトラブルになりそうな場面でも安心して利用いただけるように対応しております。

このコンテンツは株式会社アイエムワイが書いています。

2016年 6月 16日 11:07 am
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