便利な会議室の使い方 ~研修編~

<研修>

新入社員研修、管理職研修、現場スタッフ研修、店長会議など、教育・研修の重要性は改めて言うまでもないこととして認識されています。それらの教育・研修の会場として貸し会議室を利用するというケースも、かなり一般化してきました。では、教育・研修の効果を最大限のものとし、効率的にするにはどのような観点で会場を選べばよいのでしょうか?また、それにかかる費用を安くすることも同時に実現するにはどんな点に注意すればよいでしょうか?

 

<会場の準備について>

朝から実施する1日の研修にせよ、午後のみの半日の研修にせよ、机の配置、資料の配布、当日のプロジェクターやPCなどの確認など研修をスタートするには事前の準備がかなり重要になるかと思います。ここでのポイントは
・会場のレイアウトを事前に行ってもらえるか否か
できるだけ研修を円滑に行うには、できる限り準備の手間を少なくしたいものです。無料でレイアウトを行っている会議室もあれば、有料であれば対応可能な会議室もあります。予算や研修のタイムスケジュールと合わせて検討をしましょう。
・事前に会議室に資料や機材を送付し荷物を預かってもらえるか否か、またもし可能な場合は荷物の引き取りはどのように行うか。
・会場を何時から使用できるか
9時から研修を行うために例えば1時間前の8時から会議室を使用したい際に、入館可能な時間が設定されているケースがあり予約ができない場合があります。会場の都合により研修のタイムスケジュールを変更しなくても済むようにしたいものです。
・連日でのセミナーの際に、机の上の資料や荷物など翌日もそのままの状態で利用できるか否か
・会場内で飲食が可能か否か
午前午後にまたがる研修では昼食の時間が必須になります。中には会場内で飲食ができない会議室、あるいは指定の業者からの仕出し弁当以外は許可されないケースもあります。

 

<研修の内容による注意点>

発声練習や唱和など研修に伴って大きな音がでる会議、研修もあります。貸し会議室は隣室も同様に貸し会議室として貸し出されていることが多いため、そのような研修の場合は会場を借りられなかったり、研修の途中で中止を求められたりするケースもあります。そういったトラブルを避けるために、事前に規約などを確認しておくと良いでしょう。
また、逆に研修はできるだけ静かに集中できる環境で行いたいというのが一般的かと思います。隣室からボリュームの大きなマイクや音楽の音漏れがあったり、会場前の廊下で足音や話し声が響いてしまったりするような状況ですと、研修の効果が半減しかねません。研修環境が懸念される場合は、防音の状況や当日の隣室での催しの内容など可能な範囲で確認をしておくことが望ましいと思います。

 

<I.M.Y貸し会議室の場合>

名古屋で貸し会議室を運営しておりますIMY貸し会議室では、低価格で会議室を運営しております。レイアウトや備品のセッティングをサービスで行っているほか、荷物の預かりについても承っております。営業時間は9時~21時まででございますが、ご相談いただければ時間外の受付も可能です。(ただし、電車の動いていない早朝の時間帯や、深夜の時間の受付は対応できないケースもあります)。資料や機材などは事前に送付いただければ、お預かりし会場内に用意いたします。連日使用の際は、原則としては21時まで御予約いただければそのままの状態で会場を翌日も利用いただけます。会場内での飲食についても、お弁当やソフトドリンクでしたら持ち込みも可能ですし、また仕出し弁当の手配も可能です。

大きな音のでる催しについては、隣室や上下のフロアに音が響くものについては、基本的にはボリュームを調整していただくなどの調整をおねがいすることになりますが、隣室に影響のないフロアに会議室が1室しかない会議室や隣室が当日空室となっている会場を案内するなどして、ご利用の際に不都合が生じないよう調整しております。また、静かな環境での研修を希望されるお客様に対しましても、隣室や上下のフロアの状況を踏まえまして会場の調整を行うほか、予約受付の際にも状況を踏まえながら案内を行っております。

貸し会議室を利用いただく企業、団体様としては研修だけでなく、会議や試験、説明会など様々ですが、自社ビル、自社運営でのコンパクトなビルという点を活かし、すべての利用者様に満足いただけるよう努めております。

 
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2016年 3月 2日 2:59 pm
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