会議室の人数

<会議室の人数>

会議やセミナーのために貸し会議室をレンタルする際、見込みの利用人数や用途に応じて必要な会場の規模がおおよそ確定することになると思います。10名前後の小規模な会議、50名規模の研修、100名規模のセミナー、150名規模の全社会議など、必要なサイズを時間単位で借りられるのが、貸し会議室の魅力ともいえます。
貸し会議室のホームページやパンフレットには、会場ごとに収容人数の記載がありますので、基本的には収容人数が目安になるかと思います。

 

<収容人数について>

貸し会議室のホームページやパンフレットに記載のある収容人数は基本的にはスクール形式での収容人数です。スクール形式とは学校のように演台、もしくは司会者席に向かって机やイスが前方に向かって配列されている形式です。例えば、ロの字の形式での会議やアイランド形式での研修の場合は、収容人数内であっても人数が納まらない場合があります。
また、イスのみを演台、司会者席に向かって並べるシアター形式の場合は、逆にスクール形式よりも少ないスペースでレイアウトできるため、100名定員の会場に130人を収容するなど、より多くの人数が収容可能な場合もあります。イスの在庫や、会場の規約、消防法などによる規定にもよりますので、会場に相談をするとよいと思います。

また、会場の収容人数についての注意点を一つ紹介します。
会場の収容人数は机、イスの数を元に収容可能な人数として掲載されていますが、その規定については会場ごとに若干異なります。左右の机の間の幅、前後の感覚はその会場ごとにまちまちです。また、セミナーなどで受付を設置する際にそのスペース分の収容人数が減ってしまったり、プロジェクターの映像をスクリーンに投影する場合にそのために前方の机、イスを撤去する必要が出てきたりするケースがあります。定員100名の会場をレンタルしたのに80名しか収容できないなどというケースも多々あります。
こういった誤解が生じないようにするためには、会場の面積、坪数、さらには部屋の形状が目安になります。また、会場に直接質問をすれば確実です。

 

<大きな規模の会議室を選ぶ際の注意点>

都市部では貸し会議室は一般的になりましたが、100名以上を収容できる大きな会議室は会議室の数自体がかなり限られます。見込みの人数が増えれば増えるほど会場の数は限定されるため、日程が近づけば近づくほど会場を押さえるのが難しくなります。日程にもよるので一概には言えませんが、可能であれば早めに会場を押さえておくと良いでしょう。

また、セミナーなどで会場を予約する際に、一旦見込みの人数で会場を予約することになるかと思います。実際の人数が見込みどおりであれば大きな問題にはなりませんが、100名見込みで会場を押さえたのに実際には30名しか集まらなかった、逆に170名からの応募があった、など状況が大きく異なってしまい会場を変更せざるを得ないケースも起こりえます。そういった場合に会場の変更が可能か否か、その際にキャンセル料や手数料は発生するかについてもあらかじめ考慮しておくことをお勧めします。

 

<I.M.Y貸し会議室の場合>

名古屋で貸し会議室を運営しておりますIMY貸し会議室では、4名収容の小会議室から定員171名様の大会議室まで合計14の会議室を運営しております。スクール形式での定員の記載を行っておりますが、ロの字、アイランド形式、シアター形式のよく利用されるレイアウトについてホームページにレイアウト例を掲載してあります。また、スクール形式での収容人数ですが、あらかじめ受付とプロジェクター投影のためのスペースは確保しております。
100名以上の大会議室につきましても、定員171名(4階大会議室)、定員141名(8階大会議室)、定員111名(6階第3会議室、5階第3会議室)の4会場ございます。大きな会場を利用してのセミナーの他、複数の会場を利用して300名規模の検定試験などでも多く利用をいただいております。

見込み人数と実際の人数に大きく差が生じた場合につきましても、変更後の会場が空いていれば特にキャンセル料金や手数料などなく変更いただくことが可能なほか、万が一のキャンセルの際もキャンセル料金はご利用予定日の1週間前からですので、直前までご検討いただけます。

 

このコンテンツは株式会社アイエムワイが書いています。

2016年 3月 15日 3:39 pm
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