貸し会議室のキャンセル、変更手続きについて

セミナー、説明会を実施することが確定したものの集客人数の見込みが立てにくい、予定したよりも申し込み人数が大きくずれてしまった、などの話をセミナー主催の担当者様よりよく耳にします。また、講師の先生の都合によりセミナーをキャンセルせざるを得ない、方針の変更により会議を取りやめなければならない、ということもよくある話です。貸し会議室で実施を予定していたセミナーや会議にこういったことが起こった場合は、会議室をより希望のサイズに近い規模に変更したり、会議室をキャンセルしたりするなどの手続きをとる必要があります。

<手続きに関する諸経費>

貸し会議室のキャンセルの場合、一般的には会議室ごとの規定によってキャンセル料金が発生します。あらかじめ、いつの時点から発生するのか、発生する場合その金額はいくらか、ということを確認しておくと、いざというときに安心です。
会場サイズの変更の場合についても同様です。また、会場サイズの変更の場合は、該当の日程で希望のサイズの会場が空いているか否かもあわせて確認しておかなければなりません。特に、当初の見込みよりも参加希望者が多いとき、同じ貸し会議室の中で希望のサイズを確保できない場合は、キャンセルして別の会場を新たに手配しなければならないケースも生じます。適した会議室を確実に確保し、なおかつ不要な経費はかからないようにできるよう申込者数の状況と照らし合わせながら早めの対応をこころがけましょう。また、施設ごとに会場サイズの変更や日程の変更について、変更手数料やキャンセル料が発生する場合としない場合があります。細かな部分ではありますが、そういった規定もあらかじめ確認をしておくと良いかと思います。

<手続き方法>

変更手続き、キャンセル手続きの方法については、電話やメールで施設に連絡をする、所定の申込書に記入しFAXするなど、施設ごとにより様々です。キャンセルをしていたつもりでも処理が完了しておらず、キャンセル料金の対象となってしまった、ということがないように、確実に手続きを行いましょう。予約の申込に比べ、キャンセルの申込については忘れられることが多く見受けられます。他に、複数の施設と相見積もりを取っていて、会場が決定になったが、使用しない会場へのキャンセルを忘れてしまったなどというケースもよく見受けられます。

<IMY貸し会議室では>

ちなみに、名古屋で運営しておりますアイエムワイ貸し会議室では、キャンセルや日程変更、会場変更の相談について承っております。キャンセルの際のキャンセル料金の発生がご利用予定日の1週間前から、となっている他、ご希望の日程が空いてさえいれば手数料なしで会場の変更、日程の変更を承っておりますので、大変融通が利くとのお声をいただくことが多いです。これらの手続きを希望される場合、まずは電話、もしくはメールにてその旨ご依頼ください。
主催するセミナーに思った以上に多く人が集まりすぎた、講師の先生の都合がつかなくなった、そんな不測の事態にも、できる限り主催者の方のご意向に添えられるよう対応しております。
このコンテンツは株式会社アイエムワイが書いています。

2016年 5月 11日 2:51 pm
Tags: , , , ,

Categorised in:

This post was written by imy