貸し会議室の予約方法について

会議室を予約したい場合、会場ごとで予約方法は多少異なりますが、おおよそ
空室確認→会議室仮予約手続き→会議室本予約手続き→会場費支払→会議室利用
という流れが一般的です。
注意が必要な点としては、会議室ごとに予約の受付開始時期、予約手続きの方法、会場費の清算方法など規定が異なります。特に、日程が複数会場ある場合、予定参加人数が多く、大きな会議室が必要となる場合などについては、候補となる会議室が限られる場合もありますので、あらかじめ規定を確認し確実に会場を予約しましょう。

<空室確認とインターネット予約>

会議室の予約受付期間内であれば、電話やインターネット(またはそのいずれかにて)、会議室の空室状況を確認することができるケースが多いです。希望の条件に合致すれば、そのまま仮予約手続きを進められる場合も多いです。電話での問い合わせとインターネットでの問い合わせのどちらか良いとは一概には言えませんが、複数の会場で料金やアクセスなどの条件を比較するケースもあるかと思いますが、会場によっては仮予約を取り消す場合でもキャンセル料が発生するケースがありますので、注意してください。

<予約手続き>

貸し会議室の予約手続きを行うには、申込書をFAX、あるいはインターネット上で申し込み手続きを行う形が一般的です。公共の施設においては、場合によっては申込書を会場に持参しなければならない、あるいは郵送しなければならない場合もあります。予約手続きをきちんと完了させておかないと、仮予約が自動的に取り消されてしまう、利用したい備品が在庫切れで借りられないなどのトラブルの元にもなりかねません。また、キャンセルの際のキャンセル手続きについても、手続きを忘れてしまい、気がついたときにはキャンセル料金の対象となっていたというケースもあります。

<IMY貸し会議室では>

ちなみに、名古屋で運営しておりますアイエムワイ貸し会議室では、1年前から会場の予約、仮予約を受け付けております。電話にて問い合わせ、あるいはインターネットにて空室状況を確認いただけます。(ただし、9階I.M.Yホール、9階会議室のみは電話のみにて案内を行っております)。→ imy貸し会議室へのお問い合わせはこちら

また、セミナーや講習会のスケジュールを年間で確定するため、次年度の1年先以上の日程が確定してしまっているという団体、企業様につきましては、電話にて具体的な期日をお知らせの上、ご相談くださいませ。

また、インターネット画面にて会場が埋まっているように見える場合でも、一度電話にて相談いただければ会場が確保できるケースもあります(押さえている会場が、日程や会場の調整が可能な案件の場合などがあるため)。もし埋まっているように見えても、一度ご相談いただけると大変うれしいです。

仮予約期間は、ご利用予定日の1ヶ月前まで、キャンセル料金については、ご利用予定日の1週間前より発生という条件にて案内しておりますので、会の詳細が確定するまで余裕をもって会場を検討いただけるかと思います。

また、会場費の支払い時期についてですが、貸し会議室としては珍しく後払いでの対応も承っております。期日はご利用日の翌々月末です。
申込に際しましては、申込書をこちらよりFAXもしくはメールにて案内しますので、返信いただけたら予約手続きが完了いたします。まずは、お気軽に空室確認をお問い合わせください。

このコンテンツは株式会社アイエムワイが書いています。

2016年 4月 26日 4:00 pm
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