有効な貸し会議室の使い方~チェックリスト~

<貸し会議室チェックリスト セミナー・会議編>

セミナーや会社説明会を貸し会議室にて実施する際には、チェックシートを使用して下見の際などに必要事項の確認を行うと当日の運営がスムーズに運びます。
貸し会議室を下見する際のポイント

チェックシートの雛形をこちらに掲載いたしますので、チェックの際に利用していただけたら幸いです。

 
<雛形>

1、アクセス、周辺環境について
・最寄り駅(       )から 徒歩 (      ) 分。
最寄り駅の出口  (         )
※最寄り駅(      駅)のターミナル駅からの経路

・セミナー参加者に案内するために使用できる略地図などはあるか?

・会場周辺にコンビニはあるか?

・会場周辺に宿泊施設はあるか?

・会場周辺に病院(内科・外科)はあるか?
※開催が土日の場合は救急の病院

2、施設について

・会議室のビル名

・催事名称を電光掲示板などで案内してもらえるか?

・駐車場はあるか? (会場敷地内 ・ 会場近辺)
駐車場の利用料金は?

%e3%82%b3%e3%82%a4%e3%83%b3%e3%83%91%e3%83%bc%e3%82%ad%e3%83%b3%e3%82%b0

災害時の避難経路、避難場所は?またその場合の避難指示は?
3、会場の利用について
・予約対応時間は何時から何時までとなっているか?早朝、深夜などの時間外の対応は可能か?

・予約時間の何分前から入室ができるか?

・受付の設置場所(会場内or廊下)

・レイアウトの変更はお願いできるか?可能な場合、何日前までにお願いすればよいか?

・会場の定員は?(カタログ、ホームページの案内どおりの定員が収容可能か?)

・退室時、現状復帰は必要か否か?

・ゴミの処分についてはどのように対応可能か?

・自動販売機は設置されているか?

・当日、コピーの依頼は可能か?

コピー機

・荷物の事前預かりはお願いできるか?その際、預かり料は必要か?また、荷物の数量の制限は設けられていないか?

・荷物の返送代行はお願いできるか?集荷の締め切り時間は?

・会場使用時に、掲示物を壁に貼ることはできるか?その掲示方法は?

・施設内に待合スペースはあるか?

・展示品や資料などの搬入経路は?

・利用フロアにお手洗いは完備されているか?その数は?

・喫煙所、スペースは設けられているか?

 

4、使用備品について

 

・使用したい備品の貸出はあるか?料金は?

・インターネット環境の有無

・ケーブル類の貸出は行われているか?

・延長コードの貸出はあるか?

 

5、飲食について

 

・お弁当・お茶の手配をお願いすることはできるか?

・お弁当やお惣菜などの持込は可能か否か?

・近隣の飲食店の状況は?

・施設内で懇親会を実施することはできるか否か?

 

このコンテンツは株式会社アイエムワイが書いています。

2016年 11月 28日 3:36 pm